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Guardar os arquivos XML de notas fiscais de entrada e saída (NF-e, NFC-e, NFS-e) é uma obrigação legal no Brasil, com prazo de armazenamento mínimo de 5 anos (podendo chegar a 11 anos em alguns casos de obrigações contábeis), pois o XML é o documento fiscal oficial com validade jurídica. 
 

Aqui estão as melhores formas de guardar os XMLs:
 

1. Métodos de Armazenamento
 

  • ERP ou Sistema de Gestão (Automático): Se sua empresa utiliza um ERP (como Omie, Bling, Tiny), os XMLs geralmente são armazenados automaticamente na nuvem. É a forma mais segura e recomendada, pois garante a integridade dos arquivos.

  • Armazenamento em Nuvem (Backup Organizado): Utilize serviços como Google Drive, OneDrive ou Dropbox para criar uma pasta "Notas Fiscais". Organize por ano e mês para facilitar a busca.

  • Serviços Especializados (Consultoria): Ferramentas como Qive, Espião NF-e ou FSist podem automatizar o download, mesmo de notas de entrada que o fornecedor não enviou.

  • Portal da SEFAZ: O portal nacional permite o download de notas de entrada e saída, mas exige certificado digital e é um processo manual, ideal apenas para emergências. 
     

2. Estrutura de Organização de Pastas

Para evitar multas e facilitar o trabalho do contador, organize os arquivos de forma lógica:

  • Raiz: [Ano]

    • [Mês]

      • Entradas (Notas de fornecedores)

      • Saídas (Notas emitidas por você)
         

3. Como Obter os XMLs

  • Notas de Saída (Emitidas): Geradas automaticamente no sistema emissor ou ERP no momento da emissão.

  • Notas de Entrada (Recebidas):

    • Automático: Sistemas de gestão de documentos (GED) ou contabilidade importam direto da SEFAZ.

    • Manual: Importar os arquivos XML recebidos por e-mail ou via download no portal da SEFAZ com certificado digital. 
       

4. Boas Práticas e Segurança

  • Certificado Digital: Essencial para baixar os XMLs da SEFAZ, funcionando como a assinatura da empresa.

  • Validação: Verifique se o arquivo XML possui o protocolo de autorização da SEFAZ. Sem ele, a nota não tem validade fiscal.

  • Backup: Mantenha os arquivos em pelo menos dois locais seguros (ex: no computador e na nuvem) para evitar perda de dados.

  • Envio ao Contador: Utilize os sistemas integrados para envio mensal ou crie um compartilhamento na nuvem para garantir que o contador receba todos os documentos. 
     

Atenção: O DANFE (versão impressa) não substitui o XML. A falta do arquivo XML em caso de fiscalização pode gerar multas severas. 

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