A guarda de documentos no Brasil, especialmente para empresas, segue prazos baseados no Código Civil, CLT e normas tributárias. A maioria dos documentos fiscais e contábeis deve ser guardada por 5 anos, trabalhistas de 5 a 30 anos (FGTS), e documentos societários podem ser permanentes. A tabela de temporalidade é essencial para conformidade. 
 

Prazos Principais de Guarda de Documentos:
 

• Contábeis: 5 anos (livros fiscais, demonstrações).

• Societários: Permanente (contratos sociais, atas de assembleias).

• Contratos: 5 a 10 anos. 

• Fiscais e Tributários: 5 anos (notas fiscais, recibos, impostos). Novo entendimento menciona até 11 anos para XML de NF-e, mas 5 anos é o mínimo geral.
   

• Trabalhistas (DP/RH):

  • 2 anos: Após rescisão (TRCT).

  • 30 anos: FGTS e documentos relacionados ao INSS.

  • Permanente: Livro de registro de empregados.

  • 5 anos:

     Recibos de salário, férias, ponto, 

    FGTS e GFIP

    .

Observações Importantes:
 

• Processos Pendentes: Se documentos estiverem vinculados a processos judiciais ou fiscalizações, o prazo de guarda se estende até a decisão definitiva.
   

• Documentos Pessoais: Notas fiscais de bens duráveis (eletrodomésticos, carro, imóvel) devem ser guardadas por todo o tempo de posse ou garantia.
   

• LGPD: Documentos com dados pessoais que perderam a finalidade legal de guarda devem ser eliminados com segurança.